2023年12月15日

会場手配担当者必見！よくある手配漏れとその対策【ランキング】

貸し会議室やレンタルスペースなどの会場手配で意外に忘れがちなこととは？会場手配担当者によくあるミスをランキング形式で発表。

会議やセミナーなどのイベントの会場手配では、会場の確定後もやるべきことがたくさんあります。
しっかりと事前に計画を立て、会場側と打ち合わせしておかないと当日思わぬトラブルが発生してしまうことも。
そこで今回は、会場手配で意外に忘れがちなことをランキング形式で紹介します。
会場側に事前に確認すべきことや共有すべきことを知り、伝達ミスや手配漏れを予防しましょう。

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1. 会場手配担当者が忘れがちなことTOP10

1位お弁当/懇親会の数量変更の連絡漏れ

会場手配担当者が最も忘れがちなのが、「お弁当の数量変更の連絡漏れ」です。

注文数に変更があった場合は期日までに連絡しないと、「私の分がない！？」「こんなに余ってどうしよう…（泣）」なんて悲惨な事態になりかねません。
もしも数が足りない場合、残念ながら真っ先にお弁当を失うことになるのは、手配担当であるあなたの可能性が高いです。
食事抜きという思わぬダメージを避けるためにも、数量変更・キャンセル期日の前日には、参加予定者数と飲食物の発注数にズレがないか確認。
万が一期限を過ぎてしまった場合でも諦めず、変更が分かった時点でなるべく早く連絡するようにしましょう。

2位確定した机のレイアウトの連絡漏れ

会場手配担当者が忘れがちなことランキング第2位は、「確定した机のレイアウトの連絡漏れ」です。

机や座席の数・並べ方などを事前に共有しておかないと、会場に到着してから配置変更が必要となり、イベントの開始時刻が遅れてしまう可能性があります。会場側と手配側で齟齬が生じないよう、図面を渡しておくなどなるべく具体的に共有しておきましょう。

そして意外とありがちなのが、「来場者用の席だけ用意して自分たちの席をうっかり忘れてしまった」というパターン。
自分たちだけ空気椅子！なんてことにならないよう、運営側の席もしっかり用意しておきましょうね。

3位備品の確認漏れ

会場手配担当者が忘れがちなことランキング第3位は、「備品の確認漏れ」です。

必要な備品や使用予定の機材がある場合は、会場で借りられるか、自分で準備して持ち込めるか事前に確認しておきましょう。
注意しておきたいのが、目に見えないもので、なおかつ常にあるのが当たり前となっているもの…そう、インターネット回線です！
会場によっては有料オプションであったり、持ち込みのPCだとセキュリティで外部インターネットに接続できなかったりするため、事前に会場で動作確認をしておくと安心です。
せっかく会場を借りたのに、いつまで経ってもつながらないweb会議やweb配信ほど悲惨なものはありません…！

4位搬入出有無の伝え忘れ

会場手配担当者が忘れがちなことランキング第4位は、「搬入出の有無の伝え忘れ」です。

資材や機材などの搬入・搬出がある場合は、会場によって予約が必須だったり、会場専用の台車を使用する必要があったりするため、事前にその旨を伝えておく必要があります。
また、大量の資料や大きな機材を持ち込む場合、正面玄関ではなく専用の搬入口を通さねばならないなどのルールがある会場もあるため、搬入出の方法についても確認が必要です。

5位飲食物持ち込みの事前確認

会場手配担当者が忘れがちなことランキング第5位は、「飲食物持ち込みの事前確認」です。

会場によっては、飲食物の持ち込み不可のところや、別途持ち込み料が発生するところもあるため、あらかじめ可否を確認しておく必要があります。

6位エントランス開扉時間の確認漏れ

会場手配担当者が忘れがちなことランキング第6位は、「エントランス開扉時間の確認漏れ」です。

事前に開場時間を確認しておかないと、「到着したけどエントランスが閉まっていて中に入れない」という難民が続出し、開店前から行列ができる名店のようになってしまう可能性があります。
早く会場入りする設営スタッフについても同様の可能性があるため、開場準備時間も合わせて確認しておきましょう。

7位印刷物を忘れてしまう

会場手配担当者が忘れがちなことランキング第7位は、「印刷物を忘れてしまう」です。

「いやいやそんな凡ミスするわけないでしょ」と思うかもしれませんが、意外とその「まさか」をやってしまうのが人間という生き物の悲しい性です。
当日に配布予定の印刷物をうっかり忘れてしまった場合、あなたはおそらく会場やその近辺で泣く泣く印刷することになるでしょう。その場合、印刷に時間がかかったり、印刷代が割高になってしまったりする可能性が高いです。
もし膨大な資料の印刷代を自分のポケットマネーから出さなければならないとすると・・・ちょっと想像したくもありませんね。

当日はバタバタするため、前日までに準備を済ませておく、持ち物リストを作っておくなど、忘れ物をしないための工夫をしておきましょう。

8位予約時間内に準備や片付けの時間が含められていない

会場手配者が忘れがちなことランキング第8位は、「予約時間内に準備や片付けの時間が含められていない」です。

通常、会場の利用時間は準備開始から後片付け完了までとなっています。利用時間を超過した場合は延長料金が発生するため、時間には余裕を持って予約しておく必要があります。

9位プロジェクターとPCの接続コネクタ忘れ

会場手配者が忘れがちなことランキング第9位は、「プロジェクターとPCの接続コネクタ忘れ」です。

会議やイベントの内容によっては、プロジェクターや大型モニターを使用することもあるでしょう。
会場の設備は場所によって異なりますが、貸し会議室などの場合、こういった機器に繋ぐケーブルはHDMI端子であることがほとんどです。

MacBookなどHDMI端子のないデバイスを接続したい場合は会場に変換プラグの有無を確認し、ない場合は対応するコネクタやアダプタを持参する必要があります。 USBなら何度か向きを変えているうちにいつか必ず刺さりますが、そもそも端子が違ったら何度やっても刺さりません…！

10位お客様動線の確認漏れ

会場手配者が忘れがちなことランキング第10位は、「お客様動線の確認漏れ」です。

当日のお客様動線をきちんと把握できていないと、予期せぬ混乱や混雑が発生する場合があります。
試験などの場合は特に、エレベーターの混雑によって遅刻者が出たり、開始時刻が遅延したりといったトラブルは避けなければなりません。

こういった事態が予測される場合は、あらかじめエレベーターの専有使用をお願いしておく、会場側と相談して動線を工夫するなどの対策を事前に考えておく必要があります。

2. 11位以降の注意ポイント

歴代の手配担当者たちが苦しめられてきた手配漏れやミスはこれが全てではありません。ここからは惜しくも(？)ランキング圏外となった忘れがちな手配や事前確認すべきことをご紹介します。同じ轍を踏むことのないよう、一度目を通しておきましょう。 Web配信機材の確認 / 待ち時間のBGMの確認 / 音漏れの確認 / バリアフリー対応の確認 / 喫煙所の有無・位置の確認 / 講演者の待機場所の用意 / スクリーンとプロジェクターの投影距離・設置スペースの確保 / アレルギーの確認 / お弁当用のお茶の手配 / ケータリングの提供時間・設置位置の指定

3. まとめ

会場手配担当者は、会場を決めたら終わりではなくその後もやることが盛りだくさん。
バタバタしているうちにありがちなうっかりミスや手配漏れをすることのないよう、以下の点に気をつけましょう。

飲食物の発注数は、数量変更・キャンセル期日の前日にもう一度確認する
会場は準備や後片付けを含めた時間で、余裕を持って予約する
会場のレイアウトは図面を渡しておくなどなるべく具体的に共有しておく
必要な備品や機材がある場合は、会場で借りられるか持ち込みか確認しておく
資材などの搬入・搬出がある場合は、事前にその旨を伝え、方法についても確認しておく
飲食物の持ち込みの可否を確認しておく
エントランス扉の開場時間・開場準備時間を確認しておく
予期せぬ混乱や混雑が発生しないよう、当日のお客さまの導線を把握・工夫する

とくに初めて手配担当を務める場合は、右も左もわからず不安なことも多いでしょう。
TKPではそんなお客さまのために、事前準備から当日までを徹底サポート！

わからないことや不安なことがあれば、ぜひ迷わずにご相談ください。イベント運営を熟知したスタッフが、誠心誠意対応させていただきます。

会場側と緻密な連携プレーでイベントの成功はもちろん、会場手配を完璧にこなすことで自分自身の株も上げてしまいましょう。

4. オススメのTKP会場

イベントを成功させるためには、事前の準備と会場選びが重要です。そこでここからは、会議や研修・セミナー、パーティなどにおすすめのTKP会場をご紹介します。イベントの目的や参加人数に合わせて選べるよう、大小さまざまなタイプの会場をピックアップしました。

TKPガーデンシティPREMIUM札幌大通

札幌市営地下鉄大通駅 34番出口直結

全12会場

〜123名

札幌大通という好立地にある施設。５階フロア貸切の物販会場は、TKP会場でも屈指の広さを誇る550㎡！展示会から料理コンテストまでさまざまなイベントに幅広くご利用いただけます。地下鉄大通駅から直結のため、雨の日でも濡れることなく移動できるのもうれしいポイントです。

TKPガーデンシティPREMIUM仙台西口

JR東北本線仙台駅西口徒歩3分

全62会場

〜144名

仙台駅西口から徒歩4分。4階から8階まで5フロア全62室と多数のお部屋を用意しているため、目的や収容人数に合わせて最適な会場が見つかります。商業施設が密集したエリアに位置しているため急な買い出しなどにも対応できて安心です。

JR東京駅八重洲中央口徒歩1分に位置する会場です。八重洲地下街直結とアクセス抜群のため、会議や研修、セミナーなどのビジネルでのご利用に最適。また、一部の部屋からは東京駅が見え、綺麗な夜景を楽しめるため懇親会などにもおすすめです。

市ヶ谷駅から徒歩1分。全51部屋と大小さまざまなスペースをご用意しております。講演会や式典には、華やかな印象を与える天井高5mの大ホールがおすすめ。また、最も広い面積（459.2㎡）を誇るホール7Aは300人収容可能の広々空間で、合同説明会など多くの人が集まる大規模イベントにぴったりです。

横浜駅より徒歩5分の立地で、3mの天井高と3面窓が演出する開放感が魅力。お洒落タウン横浜ながらのデザイン性に優れた空間のため、記念パーティなどの華やかなイベントにも最適です。また、2階フロアにはカフェラウンジが併設されており、セミナーや会議、研修などの休憩タイムもゆったりとお過ごしいただけます。

TKPガーデンシティPREMIUM名古屋駅前

JR東海道本線名古屋駅桜通口徒歩2分

全8会場

〜276名

名古屋駅直結、新築ビルのワンフロアを貸切った全8室の綺麗な会場です。ネット環境、機材なども最新設備が整っているためwebセミナーやライブ配信にも最適。ホール3G+3Hは最大276名収容可能で、広いだけでなくプレミアムな雰囲気漂うリッチ空間。パーティや式典などさまざまなシーンにご利用いただけます。

地下1階から地上16階まで全てが会議室！さまざまな用途に対応したお部屋を有するJR大阪環状線福島駅から徒歩3分の貸会場です。高速ネット回線を全室に導入し、インターネット回線のスピード・セキュリティともに万全！webセミナーやライブ配信にも大変人気の会場となっております。

TKPガーデンシティPREMIUM広島駅前

JR線広島駅南口徒歩2分

全18会場

〜180名

JR広島駅南口から徒歩2分。1階から8階までビル一棟すべてが会議室となっており、180名収容の大ホールから9名収容のミーティングルームまで大小さまざまなお部屋をご用意しているため、目的や収容人数に合わせてご利用いただけます。webセミナーに特化した会場として、インターネット環境も充実。皆様が快適に過ごせる環境をめざして館内喫煙所も完備しております。